Urlop wypoczynkowy jest dla pracownika świadczeniem, którego nie może się on zrzec. W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części pracownikowi przysługuje prawo do ekwiwalentu pieniężnego. Pracodawca nie może wypłacić pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, jednocześnie zwalniając się z obowiązku jego udzielenia. Aby prawidłowo policzyć wysokość ekwiwalentu, należy ustalić wysokość tzw. współczynnika ekwiwalentowego. Współczynnik ekwiwalentowy zmienia się z każdym rokiem kalendarzowym. Ten współczynnik ekwiwalentu to nic innego niż średnia ilość dni roboczych w miesiącu w trakcie danego roku kalendarzowego. Można wyliczyć go samemu, można też znaleźć go w serwisach prawa pracy. Współczynnik ekwiwalentowy wynosi 20,83. Aby go wyliczyć, należy w roku uwzględnić 53 niedziele, 52 dni wolne od pracy, wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a także 10 świąt, przypadających w dni inne niż niedziele. Sposób liczenia uzależniony jest od tego, czy pracownik ma wyłącznie stałe składniki wynagrodzenia (np. tylko pensję zasadniczą czy dodatki stałe), czy też oprócz pensji zasadniczej ma składniki zmienne (np. premie, prowizje itp.).
Podstawa wymiaru ekwiwalentu
W celu ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop przyjmuje się do obliczeń wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy. Jednakże przy obliczeniach nie uwzględnia się takich składników jak tzw. premie uznaniowe, nagrody jubileuszowe, wynagrodzenie chorobowe, urlopowe, za przestój, trzynastki, jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie. W odniesieniu do ekwiwalentu, składniki wynagrodzenia zostały pogrupowane na przysługujące:
- w stawce miesięcznej w stałej wysokości,
- zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc,
- zmienne za okresy dłuższe niż 1 miesiąc.
Ekwiwalent na pół etatu
Pracodawca musi tak samo traktować wszystkich pracowników. Zgodnie z zapisami kodeksu pracy, zawarcie z pracownikiem umowy o pracę przewidującej zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy nie może powodować ustalenia jego warunków pracy, płacy, awansu czy dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych w sposób mniej korzystny w stosunku do pracowników wykonujących taką samą lub podobną pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Ustalając ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, należy przy obliczaniu wynagrodzenia za jeden dzień obniżyć współczynnik ekwiwalentowy stosownie do wymiaru czasu pracy, a następnie tak ustalone wynagrodzenie za jeden dzień podzielić przez 8, gdyż norma dobowa pracownika niepełno etatowego wynosi 8 godzin, a jedynie wymiar czasu pracy tej grupy pracowników jest niższy niż 8 godzin, w zależności od postanowień umowy o pracę. W przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy, płaca jest proporcjonalna do tego
