Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to nie tylko przejście z dokumentów papierowych na elektroniczne. To również, a raczej przede wszystkim, zmiana podejścia do funkcjonowania przedsiębiorstwa. To formalizowanie i porządkowanie wszelkich procesów realizowanych w przedsiębiorstwie. Efekt może tylko jeden: znaczna poprawa wydajności funkcjonowania firmy, czyli mniejsze koszty działania.
Elektroniczny obieg dokumentów: więcej niż e-dokumenty
Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko wprowadzenie w firmie dokumentów w postaci elektronicznej, czy skanowanie i wprowadzanie do obiegu wewnętrznego przychodzących dokumentów „papierowych”. Elektroniczny obieg dokumentów jest w istocie elementem dużo większej filozofii działania i zarządzania firmą – workflow, czyli z jednej strony precyzyjnego kierowania zadań, a z drugiej – rozliczania z ich wykonania.
W „tradycyjnej” firmie nie raz zdarza się, że jakiś dokument najzwyczajniej zaginie, zostanie podpięty do niewłaściwego segregatora, czy najzwyczajniej trafi do nieodpowiedniego korytka. Taki urok dokumentów papierowych. Również rozliczanie pracowników z wykonanych zadań bywa dość trudne, a co za tym idzie także nie sposób określić ich wydajności.
Te i inne problemy rozwiązuje właśnie elektroniczny obieg dokumentów, wkomponowany w system workflow, czyli informatyczny system przydziału zadań oraz kontroli ich wykonania, działający wedle ściśle zdefiniowanych ścieżek przepływu informacji.
Elektroniczny obieg dokumentów: wiadomo co, kto i kiedy ma zrobić
Wprowadzenie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów poprzedza szczegółowa analiza wszystkich procesów i operacji wykonywanych w przedsiębiorstwie. Te informacje służą do określenia kierunków przepływu informacji, określenia komórek (lub osób) odpowiedzialnych za wykonanie określonych zadań, a ponadto zasad wykonywania poszczególnych zadań (czas wykonania, warunki uznania zadania za zrealizowane). Dopiero na tej bazie można zacząć tworzyć elektroniczny obieg dokumentów.
Po udanym wdrożeniu system taki przydziela odpowiednim osobom zadania do wykonania, wraz z czasem na realizację. Po wykonaniu zadania informacje są przekazywane do kolejnych komórek.
System EDO umożliwia więc z jednej strony precyzyjne zadaniowanie, z drugiej zaś pozwala na bieżące monitorowanie stanu realizacji każdego etapu, jak i całości procesu.
